ベンチャー界隈をはじめ、多くの企業で耳にするアジェンダ。

アジェンダを活用するば効率の良い仕事や会議を進めることができます。

そこで今回はアジェンダについて、そして作り方についてご紹介します。

「アジェンダ」とは?

そもそも「アジェンダ」という言葉はどういう意味なのでしょうか?

「アジェンダ」の語源は英語です。スペルでは「Agenda」と表記します。直訳すると、「議題」「協議事項」「予定表」といった意味になります。

同じような意味でつかわれる言葉として<議題>や<協議事項>という意味では「レジュメ」、<予定表>という意味では「スケジュール」があります。

アジェンダという言葉は、様々な意味を持っており用途によって変わります。

例えば政治の分野では、「取り組むべき検討課題」といった意味合いや「行動計画」をといった意味合いで使われることがよくあります。

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ビジネスシーンで使うアジェンダ

ビジネスシーンでも「アジェンダ」という言葉はよく使われています。ビジネスシーンでは主に「会議の議題」や「議事日程」といった意味で使われることが多いです。

例えば、会議における「アジェンダ」は、会議を円滑に行うために、検討内容を予め整理しておく、つまり<議事、会議のテーマ>などという意味で使われます。会議の進行役から「今日のアジェンダはこちらです」と会議前(会議開始時)に連絡をされたという方も多いかもしれません。

アジェンダを作るメリット

会議用のアジェンダを作るメリットは、検討すべき内容を事前に示すことで、論点を明確にし、参加者の目線が合った状態で会議をスタートできることにあります。限られた時間の中で行われるのが会議ですから、もしも論点がバラバラの状態で議論がスタートすると、時間だけが過ぎていき、結局重要なことが何も決まらないということが起こります。

事前に良質なアジェンダが用意されていれば、効率よく議題を進めることができ、有意義な会議にすることができるでしょう。

「アジェンダ」の書き方

会議の前の資料など「アジェンダ」を作成するように言われた人も多いのではないでしょうか。ここでは一般的な「アジェンダ」の書き方を紹介します。

日時・場所・参加者・議題・時間配分を書く

「アジェンダ」は会議の効率化を目的に書きます。議題に対する事前準備をしてもらうために配布する資料ですので、流れがわかるように意識して書きましょう。

一般的な「アジェンダ」であれば、日時・場所・参加者・議題・時間配分を書きます。配布資料などがある場合には、配布資料についての記載もしておくと親切です。また、会議の目的が決まっている場合は、目的を事前に共有しておくと、会議がまとまりやすくなります。

メインは議題と時間配分です。会議の決まった時間の中で、どの議題にどのくらいの時間を割いて話し合うのかを決めて書きます。

「アジェンダ」を書く時のポイント

「アジェンダ」では、議題と時間配分の工夫が必要です。

ちょっとした報告であれば短時間でよいですが、参加者の意見を出し合ってからまとめる必要がある議題であれば、ある程度の時間が必要です。

また、議題の数が多すぎると、参加者のやる気が下がってしまったり、それぞれの議題で使える時間が少なく、どれも中途半端な会議になってしまうことがあります。多くても議題は5つ程度がよいとされています。

「アジェンダ」の作成は、工夫が必要なため、会議についてよく理解した人がするとよいでしょう。

理解が不足した状態で作成することになった場合は、作成後に理解している人にチェックしてもらうとよいでしょう。

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カテゴリー: ビジネス基礎

12件のコメント

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